Zich buigen over aanbestedingen is hun dagelijkse werk. Aanbestedingen van een ander, welteverstaan. Maar hoe is het als je zélf de opdrachtgever bent? Die ervaring deed RIJK op bij de aanbesteding voor een nieuwe digitale werkplek. Een traject dat niet alleen leidde tot een toekomstbestendige ICT-oplossing, maar ook tot nieuwe inzichten en samenwerking binnen de organisatie.
Zelf aan zet
“Wij adviseren gemeenten altijd ruim tijd in te plannen voor het lezen van alle documentatie die door inschrijvers wordt ingediend en beoordeeld moet worden” vertelt Edwin Verdonk, senior inkoopadviseur en teamleider bij RIJK. “Deze keer moesten we dat advies zelf opvolgen. En dat bleek inderdaad nodig: het kost veel tijd en aandacht om alle informatie goed tot je te nemen.”
Samen met collega-inkoopadviseur Olaf Lugten en collega’s Michelle van Lierop, Lilian Döpp en Jan Schans, allen vanuit hun rol in bedrijfsvoering, organisatie en bestuur, vormde Edwin het projectteam Digitale werkplek. Met de aanbesteding ging het team op zoek naar een ICT-partner voor deze nieuwe digitale werkplek. “Normaal begeleid je als inkoopadviseur het proces en ligt de inhoud vooral bij de opdrachtgever, de gemeente,” aldus Edwin. “Nu waren we zelf inhoudelijk verantwoordelijk. Dat vraagt om een andere manier van denken en werken.”
Meer begrip voor elkaars rol
Volgens Michelle van Lierop, Adviseur Bedrijfsvoering, leverde dat waardevolle inzichten op. “We zagen onze collega-inkoopadviseurs nu van heel dichtbij aan het werk. Daardoor kregen we beter zicht op hun rol en de complexiteit van hun werkzaamheden. En andersom gold dat net zo. We weten nu beter waar ieder van ons tegenaan loopt binnen zijn of haar rol. Dat levert wederzijds begrip op en is eigenlijk een dubbele win-win.”
Een complexe puzzel
Tijdens het traject werd duidelijk dat het opstellen en zorgvuldig uitwerken van alle aanbestedingsstukken een complexe en tijdrovende opgave was. Daarom werd een externe ICT-deskundige betrokken.
“We zochten niet alleen nieuwe hardware,” licht Edwin toe. “Het ging vooral om een veilige, gebruiksvriendelijke en efficiënte digitale werkplek waarin we goed kunnen samenwerken, zowel intern als extern. Daarnaast wilden we het in één keer goed doen, met het oog op de toekomst. Die specialistische kennis hadden we zelf onvoldoende in huis.”
Michelle van Lierop vult aan: “We waren niet op zoek naar een leverancier, maar naar een partner die zich voor langere tijd aan RIJK wil verbinden. Een partij die ons ondersteunt in het dagelijks gebruik, proactief meedenkt over doorontwikkeling en ons toekomstgericht kan adviseren over IT-toepassingen. Dat vroeg om een zorgvuldig voortraject waarbij we moesten nadenken en veel met elkaar in gesprek zijn gegaan over hoe we die digitale werkplek vorm wilden geven. Dat proces was best ingewikkeld en kostte veel tijd.”
Die investering wierp zijn vruchten af. Door het uitgebreide voorwerk wist de uiteindelijke ICT-partner precies wat RIJK zocht. “Dat kregen we ook terug,” aldus Michelle. “De aanbestedingsdocumenten en de beschrijving van onze nieuwe werkplek waren helder, concreet en uitgebreid. Daardoor konden zij goed laten zien hoe zij daarop zouden aansluiten.”
De implementatie verliep vervolgens in rap tempo en na vier maanden werkt de nieuwe digitale werkplek naar volle tevredenheid van alle kanten.
