Vacature Directie/Management assistent

RIJK is de inkooppartner van 18 gemeenten in Noord- en Zuid-Holland en Utrecht en draagt bij aan resultaatgerichte inkoop en contractmanagement. We zijn een dynamische en betrokken club die bestaat uit 30 gedreven en positief ingestelde mensen.

Wat ga je doen?

Als directie/management assistent ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en secretariële taken. In deze veelzijdige rol draag je bij aan een efficiënte en georganiseerde bedrijfsvoering en zorg je ervoor dat administratieve processen soepel verlopen. Je taken bestaan onder andere uit:

• Het voorbereiden van (bestuurlijke) vergaderingen, notuleren en het bewaken van de daaruit voortkomende actiepunten en planning. Het archiveren van stukken en het inrichten en verbeteren van de administratieve processen.
• Het beheren van verschillende agenda’s, het plannen van afspraken en het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan diverse overlegstructuren.
• Het reserveren van locaties en vergaderruimtes, het optreden als gastvrouw en het verzorgen van ondersteunende organisatorische en facilitaire werkzaamheden.
• Het controleren van inkoop- en debiteurfacturen, het bewaken van betalingsprocessen en het doorzetten van acties naar collega’s. Het archiveren van stukken, het maken van overzichten en het verzamelen van stukken ten behoeve van audits.
• Het beantwoorden van 1e lijns P&O vragen en 2e lijns vraagstukken doorzetten naar collega’s. Het bewaken van de planning van de gesprekscyclus en opleidingen en het verwerken van verzuimmeldingen.
• Het scouten van locaties en realiseren van creatieve invulling van RIJK-brede bijeenkomsten.
• Het inventariseren, verzamelen en ordenen van informatie voor rapportages, het opstellen van opleggers en het controleren van rapporten op juistheid en volledigheid.

Wat neem je mee?

• HBO-niveau en minimaal 5 jaar ervaring als directie/management assistent.
• Ervaring met het ondersteunen van bestuurlijk overleg van een coöperatie, stichting of gemeenschappelijke regeling.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen met verschillende gesprekspartners.
• Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid. Zelfstandig kunnen werken, plannen en organiseren en het overzicht behouden. Initiatiefrijk en integer. Je vindt het leuk om nieuwe ideeën aan te dragen.

Wat bieden wij jou?
We bieden je een warme werkomgeving met een open sfeer, waar collega’s altijd voor je klaarstaan. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en de kans om alles te geven wat je hebt. We vinden het belangrijk dat je energie krijgt van je werk. Daarnaast hebben we veel mogelijkheden voor een goede work-life balance en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals:

• Een werkweek van 24 uur.
• Salaris: Cao SGO Schaal 8.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris en salaristoelagen.
• Een ruime kilometervergoeding van €0,32 per kilometer (waarvan €0,21 onbelast).
• Een hecht en inspirerend team waarmee we regelmatig sociale en professionele activiteiten ondernemen.

We hebben een hybride werkomgeving waarbij je vanuit huis en onze thuisbasis in (gemeentehuis) Heemstede werkt. Je maakt deel uit van een team, maar het is een zelfstandige functie waarbij het belangrijk is om proactief je collega’s te benaderen.

Heb je interesse?
Stuur dan je sollicitatie (CV en motivatie) aan Lilian Döpp, manager interne bedrijfsvoering, via lilian.dopp@stichtingrijk.nl.