In een tijd waarin gemeenten steeds meer verantwoordelijkheden op hun bordje krijgen en tegelijkertijd onder druk staan om doelmatig en rechtmatig te handelen, wordt een goed ingerichte inkoopfunctie steeds belangrijker. “Belangrijk dus om de bewustwording binnen de organisatie als het gaat om inkoop te vergroten,” zegt Jeroen Hauwert, concern controller bij OVER-gemeenten. Hij schakelde RIJK in en vroeg hen een inrichtingsadvies op te stellen hoe zij de inkoopfunctie verder konden professionaliseren en hoe de organisatie hierin mee te nemen. Met succes.
Inzicht
“Het vertrekpunt hierbij was inzicht,” valt RIJK senior inkoopadviseur Olaf Lugten Jeroen bij. “En dat inzicht verkrijgen wij door enerzijds deskresearch te doen en door daarnaast medewerkers te interviewen die een dwarsdoorsnede van de organisatie vertegenwoordigen. Hoe is de inkoopfunctie momenteel georganiseerd? Waar liggen de verantwoordelijkheden? En in hoeverre sluiten processen aan op de ambities van de organisatie? Door deze vragen te onderzoeken ontstond een helder beeld van de huidige situatie én van de ontwikkelruimte.
Net als bij veel gemeenten, is bij OVER-gemeenten de inkoop decentraal georganiseerd met de verantwoordelijkheid laag in de organisatie. Hierdoor kan iedereen binnen de gemeente inkopen en gaat dat dwars door de hele organisatie heen. De frequentie van inkopen door medewerkers is laag. Jeroen: “Wat je dan merkt, is dat de interesse er niet ligt en men, logischerwijs, zich nauwelijks in de processen verdiept. Komt er dan een inkooptraject voorbij, dan kijkt men er tegenop en trekt men aan de bel bij de aangesloten inkoopadviseur van RIJK. Nu is dat laatste prima, maar het liefst alleen bij complexe trajecten en niet bij standaard zaken.”
Basis
“Wat wij hiermee doen, is de stap maken van inzicht naar richting,” licht Olaf toe, die ondersteund door zijn collega’s Edwin Verdonk en Louis van den Dungen het advies opstelde. “Wij presenteren onze bevindingen en aanbevelingen aan het Management Team. We laten zien wat zij zelf kunnen doen en wat zij nodig hebben om hun inkoopfunctie verder te professionaliseren, op de korte, midden- en lange termijn. Het inrichtingsadvies helpt om expliciet keuzes te maken, zodat de inkoopfunctie stap voor stap verder wordt ontwikkeld. Hierdoor ontstaat duidelijkheid voor medewerkers en houvast voor het management en opdrachtgever om gerichter te sturen.
“RIJK heeft ons in onze kracht gezet,” besluit Jeroen tot slot. “Ik word er echt blij van als ik nu zie wat het rapport ons al oplevert. Er is inzicht, bewustwording en een startpunt hoe we onze inkoop kunnen versterken. Op een positieve en enthousiaste wijze is er aangezet tot actie en veranderend gedrag. Met dit nieuwe inzicht zetten we dagelijks concrete stappen richting verdere professionalisering. Zo wordt onze inkoop niet alleen beter georganiseerd, maar ook toekomstbestendig gemaakt.”
